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审计资料清单 小环节里有学问

发布时间:2018-12-04 08:49:44
來源:廣州審計通訊
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在審計項目中,收集審計資料是一個說起來簡單,做起來繁瑣的事情。這個小小的環節既不起伏跌宕,也不總攬大局,有時讓審計與被審計都頗費周折。“列舉一張告訴對方需要哪些資料的清單”,這樣一個看似微不足道的環節卻貫通項目始末,同時也是做好其他審計工作的基礎。因爲所有的審計判斷和結論,包括審計報告,都以獲取的審計資料爲支撐,一旦處理不當會造成審計人員全局被動,甚至對整個審計工作的效率和質量産生相當大的負面影響。故筆者根據實踐經驗,總結出以下注意事項:

一、需求具體內容明確

一般而言,被審計單位除了報表、檔案等體現結果的資料,還有很多體現過程的資料。而每個審計項目由于需求不同,哪怕是審計相同時期的同一個單位,只是變換一下審計角度都需要另作專門取證。這類記錄了工作痕迹和決策過程的資料,往往是非標准化的,不夠正式,故往往不在正常提供的資料之列。然而恰恰是這些資料才能真實反映被審計單位的存在問題及其形成原因。這種特征有時會讓審計人員難以把握,往往需要憑借經驗及經過調查取證才能心裏有底。故在確定審計資料需求的範圍和內容之前,要根據該單位提供的被審計事項的業務流程和管理情況、管理需求進行了解,對其報表、賬冊等常規資料進行初步分析,尤其需要研究在關鍵的環節中會形成哪些數據和資料,找出需要關注的事項,然後再結合這次審計的目的和實施方案要求的審計重點確定需要查看哪些資料和數據。

簡而言之,就是首先弄清需要被審計單位提供哪些資料,把需要的資料詳細列出來。

其次,提出需求不能太籠統寬泛。如“請提供貴單位本年度收支情況”,往往讓被審計單位不知該如何提供,因爲一整年收支情況數據量十分龐大,還不如直接看該年度的賬冊。此時需要審計人員從具體角度出發,要求被審計單位提供對應項目的收支情況或收支情況的說明等詳細資料。有些審計人員由于沒做好准備工作,難以提出具體明確的需求,又怕收集到的資料不完整,于是提出很模糊的要求,卻希望對方能全盤理解自己的意圖並自覺地提供完整的、整理好的資料。想法很美好,事實上卻讓被審計單位不知所措,然後出于自我保護的本能就把需求簡化再簡化,再提供給審計人員一份“簡明扼要”的資料,這些材料往往含糊其辭,到頭來就是“無關緊要”。反正審計人員也沒有說得很清楚嘛!等到發現資料無法滿足審計需求時,往往又需要繼續補充……如此來來回回、反反複複,表面上是浪費時間,實際上是消磨了雙方的精力,不僅影響了工作效率,更大大降低了審計的嚴肅性與專業性。

因此,在提出資料需求時務必細化、准確,讓對方一看就清晰明了。尤其需要重視的是,務必要求被審計單位提供資料有一個確定的時限。因爲被審計單位對于審計人員提出的審計資料清單,往往比較抵觸。如提供賬冊等常規以外的資料就增加了工作量,或需要額外抽調人員作整理,這自然會引起一些不滿情緒,被審計單位的人員以拖延提供時間來發泄情緒比較常見。故明確提供時限的作用在于,如被審計單位不配合,超過時限也不提供,此時審計人員可通過審計部門發出警告。另一方面,審計資料清單的提供形式也最好能夠提前明確。如是否需要原件、複印件是否需要蓋章簽字、是否需要電子版、電子數據是以什麽格式提供等等,這些都需要在提出清單時溝通清楚。提出的要求越細致,對方越容易理解審計清單有哪些需求,自然越容易提供。爲防止疏漏,對于被審計單位提供的資料,最好在提供時就應明確地予以確認,用蓋章、簽字、書面說明或電子郵件等形式確認其真實、准確、完整。這樣做既方便審計人員進行工作,也不讓別人爲難,更免得給對方創造敷衍的借口。

二、膽大心細求證複核

取得資料的過程往往是需要經過一系列鬥智鬥勇,乃至漫長抗爭。有時已經“等到花兒都謝了”的審計人員就此放松警惕,一拿到資料馬上就急著進行下一步,而忽略應對資料做簡單的驗證,對其准確性和完整性進行初步判斷。這是不可取的,就像買賣時,買方一定要先弄清對方交的貨成色如何、能不能用,才交易。如果因爲怕麻煩而不作驗證,可以稱得上是後患無窮,日後出現問題時將對雙方造成極大不便。

對于取得的審計資料,不能簡單地複制,要對其准確性和完整性進行初步判斷,確認資料的來源是否正確、合法,這會影響到審計取證是否真實及審計結論是否正確。所以,對于文件性的資料,一定要審查是哪一個部門發出的,是否有效,是否與被審計事項挂得上鈎,是否有張冠李戴的情況;對于被審計單位自身的內部文件,必須要把准備采納的資料進行真實性調查,走訪相關部門,務必要事實求是;對于被審計單位自己彙總的數據資料,必須與內部數據或對外公布數據進行比對,明細加總與相關報表比對、查驗相關資料中同類數據是否一致等等。如果怕麻煩而不作驗證,等到交換意見或發出審計報告時才發現審計結論所依據的資料和數據不實,將影響到審計項目的完成。甚至會造成因審計取證不實,從而被推翻審計發現的問題,或發出審計報告後被審計單位提出複議。

常用的驗證方法有:與外部數據或對外公布數據進行比對,明細加總與相關報表比對、查驗相關資料中同類數據是否一致等等。需要注意的是,有些系統導出的非標准化電子數據,容易在設置篩選條件時出現錯誤,導致數據缺失或混亂。

如果審計資料精確性欠缺,將直接影響審計結論的准確性。所謂“外行看熱鬧,內行看門道”,哪怕在已經明確了資料清單的前提下,可以産生誤會的地方還很多,例如,同樣是2017年預算,是上報版還是批複版?是年初批複的還是要包含年中調整?如沒有就關鍵細節與被審計單位進行充分溝通,拿到的資料都有可能是不准確的。一些口徑不符合審計項目要求的數據就可以直接影響審計工作質量,說不定對方還很樂意産生誤會,並爲此想方設法。畢竟沒有資料,就沒有傷害,審計過程中被耽誤的時間越多,審計可發現的打擊與傷害就越小。

三、適當靈活不斷完善

確定審計項目,發出審計通知書時,就要求被審計單位根據《中華人民共和國審計法實施條例》第二十八條和《中華人民共和國國家審計基本准則》第二十一條的規定,對其提供的審計期內財政、財務收支的全部資料的真實性、完整性作出承諾,進點後,必須由被審計單位的負責人、主管會計工作的負責人、會計機構負責人在承諾書上簽名,並加蓋單位公章。但在審計過程中,由于被審計單位根據承諾書提供的資料未能滿足審計項目的要求,或者是在審計過程中出現重大問題,需要超出原審計範圍的資料,爲防範審計風險,審計人員可在合法範圍內,要求被審計單位另外提供適當的能說明問題的取證資料,這就要求審計人員靈活掌握情況,與被審計單位協商,提出取證資料清單,要求被審計單位配合。

總而言之,列好審計資料清單既不是難事,但也不是一件容易辦的事。這件事就像開車,考個駕照很多人都能過,但把車開好卻是一門學問,需要在實踐中不斷總結經驗,吸取教訓,最終能例舉一份讓雙方都滿意的清單。這需要審計人員有相關的經驗技能,及職業的敏感性,有時候甚至還需要一些機遇。有些人,可能爲審計事業奮鬥一生卻沒有很大的成績,有些人卻在平凡的工作挖掘出蛛絲馬迹,接著查出疑點甚至查出大案,這可能是運氣,但絕對不能少了專業水平和職業素養。故在平常的審計工作中,要不斷總結經驗、吸取教訓、多動腦筋,有時通過這樣簡單的資料清單裏就能尋找到有用信息,得到機遇。提前做好審計取證工作,不僅可以提高效率,有利于後期開展意見交換,更可掌握主動性。避免查出大問題後,對方以提供的資料有問題爲借口,或拖延不確認作爲審計證據的資料。

(本文由廣州市審計局法规审理处提供资料,《广州审计通讯》编辑部整理)